Temario – Personalización del entorno de trabajo

Cuando hablamos de personalización del entorno de trabajo nos referimos a la configuración de aquellas opciones que permiten adaptar la aplicación Word a nuestra forma de trabajar.

Para ello disponemos de varias opciones. Las principales las encontramos en la ficha Vista de la cinta de opciones.

Además, tenemos otras opciones de personalización a través de las opciones de Word, donde podemos configurar la cinta de opciones, la barra de acceso rápido y otras opciones.

Vamos a ver cada parte en un apartado diferente con sus principales características.

La ficha Vista

En esta ficha podemos configurar cómo vamos a manejar nuestros documentos de Word desde el punto de vista de la visualización y el entorno de trabajo. Vamos a ver cada uno de los grupos de opciones y sus funcionalidades.

Tipos de vistas

En este grupo de opciones vamos a configurar cómo vamos a ver las páginas de nuestro documento en la aplicación. Word 2019 dispone de cinco opciones que vemos a continuación

  • Diseño de impresión: muestra el documento tal y como aparecerá en la página impresa y es la vista por defecto con la que solemos trabajar. Es ideal porque muestra perfectamente los márgenes y todos los elementos del documento.
  • Lectura de pantalla completa: maximiza el espacio disponible para lectura o comentarios del documento. Perdemos márgenes y se aumenta el zoom considerablemente. La navegación por defecto en el documento a pantalla completa es horizontal.
  • Diseño Web: muestra el documento como se vería en una página web. Es un diseño de página muy útil si el documento posee tablas anchas.
  • Esquema: muestra el documento en modo esquema mostrando las herramientas de esquema. El contenido se muestra como puntos de viñetas. Es útil para crear encabezados y mover párrafos completos dentro del documento.
  • Borrador: permite editar el texto rápidamente. Encabezados, pies de página y otros elementos (como ilustraciones) no están visibles en esta vista. Permite centrarse solamente en el texto.

Mostrar

En este grupo de opciones podemos seleccionar tres elementos para nuestro documento. El primero son las reglas que ya vimos en el apartado de entorno de trabajo. Los otros elementos son:

Mostrar líneas de cuadrícula

Si activamos esta opción, veremos como las hojas de nuestro documento se cubren de una red o cuadrícula.

Esta cuadrícula permite una mejor colocación o alineación de los objetos que insertemos en el documento.

Podemos modificar el tamaño de la cuadrícula desde la ficha Disposición, botón Alinear, opción Configuración de cuadrícula. El tamaño por defecto es 0,32 cm de lado.

Panel de navegación

Para abrir el panel de navegación, usamos el atajo Ctrl + B o bien seleccionamos esta opción en el grupo Mostrar. Este panel se abre a la izquierda de la aplicación y nos proporciona tres utilidades:

  • Examinar por títulos: si hemos aplicado estilos a los títulos del documento, podremos navegar por estos títulos e ir directamente a los contenidos que engloban. Se genera automáticamente al ir creando el documento.
  • Examinar por páginas: con esta opción navegamos a través de vistas preliminares de cada hoja. Podemos localizar fácilmente hojas que tengan gráficos o imágenes reconocibles.
  • Buscar: usando el cuadro de texto de la parte superior, los resultados de la búsqueda aparecerán bajo esta pestaña, enlazando directamente a las páginas que contienen el texto buscado.

Zoom

Con el zoom podemos ampliar o reducir el tamaño del documento dentro de la ventana de Word.

Hay varios botones que nos permiten obtener un tamaño del documento según se indica.

  • 100%: aplica un zoom del 100% al documento.
  • Una página: permite ver la página completa en la ventana.
  • Varias páginas: para que se puedan ver dos páginas al mismo tiempo.
  • Ancho de página: para que el ancho de página coincida con el ancho de ventana.

Si pulsamos la lupa podemos acceder a todas estas opciones, a porcentajes específicos (75%,100% y 200%) o bien personalizar el porcentaje de zoom que queremos usar.

Ventana

En esta sección de la ficha Vista encontramos opciones para adecuar las ventanas de Word a nuestro gusto de forma que nos facilite el trabajo. Estas son las opciones de las que disponemos:

  • Nueva ventana: abre una segunda ventana de Word con el mismo documento abierto, de forma que podamos trabajar al mismo tiempo.
  • Organizar todo: apila las ventanas abiertas para que puedan verse todas a la vez.
  • Dividir: al pulsar esta opción nos aparece una barra horizontal que podemos mover con el ratón. Al hacer clic, se crea una división del documento en dos partes para que podamos movernos y elegir vistas de forma independiente en cada parte.
  • Cambiar ventanas: esta opción permite cambiar entre los documentos que tenemos abiertos. Al pulsar se despliega un listado con los documentos abiertos pudiendo seleccionar el que queremos tener en primer plano.
  • Ver en paralelo: abre en paralelo dos documentos que tengamos abiertos en Word. Si tenemos más de dos documentos abiertos nos da la opción de elegir qué documentos queremos ver.
    • Desplazamiento síncrono: los dos documentos se desplazan a la vez al mover el ratón o usar la barra de desplazamiento.
    • Restablecer posición de ventana: coloca los documentos en paralelo para compartir pantalla de forma equitativa.

Otras opciones de Vista

Lector inmersivo (N)

Para tener una vista de lectura inmersiva pulsamos este botón de la ficha Vista. Se abre una nueva ficha que permite varias cosas:

  • Establecer un ancho de columna determinado.
  • Cambiar el color de fondo de página por un tono sepia o bien invirtiendo los colores.
  • Establece el foco de lectura sobre una parte concreta de la página (una, tres o cinco líneas)
  • Aplica un espaciado grande sobre el texto
  • Lee el texto en voz alta y resalta cada palabra mientras se lee.

Movimiento de página (N)

Desde esta opción seleccionamos el tipo de movimiento al cambiar de página. Vertical (de arriba a abajo, movimiento normal) o En paralelo (de izquierda a derecha, como si de un libro se tratara).

Al activar el movimiento en paralelo se activa un nuevo botón en el grupo Zoom denominado Miniaturas. Si lo pulsamos, podremos ver las páginas del documento como muy pequeñas formando una cuadrícula, lo que permite una navegación muy rápida por el mismo.

Macros

Las macros son pequeños programas que permiten automatizar tareas de Word.

Si pulsamos el enlace de la ficha Vista (o Alt + F8) se abre el cuadro de diálogo de macros donde podemos ver las macros que tenemos instaladas, pudiendo ejecutarlas, modificarlas, eliminarlas o grabar una nueva.

Sharepoint

Sharepoint es una aplicación de Microsoft que podemos usar como un lugar seguro donde almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo, así como acceder a ella.

Si accedemos al botón Propiedades de Sharepoint, nos lleva a la página de Información de la ficha Archivo, donde podemos ver y editar las propiedades del documento en Sharepoint, si es que tenemos activado el almacenamiento en esta aplicación.

Personalizar desde las opciones de Word

Las opciones de Word se encuentran en la ficha Archivo, en una opción que encontramos en la parte de debajo de la barra lateral.

Al pulsar el botón nos aparece la siguiente ventana:

Vemos una serie de apartados en la barra lateral izquierda que da acceso a diferentes opciones para configurar y adaptar Word a nuestras necesidades.

Ver todas las opciones de forma pormenorizada daría para un temario completo, con lo que vamos a comentar las opciones principales relacionadas con la personalización para tener una idea global de lo que podemos hacer.

Si queremos entrar en más profundidad en las opciones de Word, podemos ver junto a cada opción una pequeña “i” rodeada por un círculo. Si nos situamos sobre él podemos ver la definición o explicación de esa opción concreta.

General

Opciones de interfaz de usuario (uso de varias pantallas, mostrar minibarra de tareas o habilitar vista previa), para personalizar la copia de Office con nuestro nombre de usuario, iniciales, fondo y tema de Office. También tendremos acceso a la configuración de privacidad y la opción de habilitar las características de Linkedin en las aplicaciones de Office. Por último, podemos configurar algunas opciones al inicio, avisar si Word no es programa predeterminado para editar documentos, cómo abrir los adjuntos de correo electrónico o mostrar la pantalla de inicio cuando se inicie la aplicación.

Presentación

Se divide en 3 grandes bloques, opciones de presentación de página, opciones de impresión y elegir qué marcas de formato de pantalla debemos mostrar siempre. Aquí podemos seleccionar entra las diferentes marcas de espacios, tabulaciones, párrafo, etc.

Avanzadas

Desde esta sección podemos configurar otras opciones más avanzadas relacionadas con la presentación, donde podemos indicar el número de documentos recientes a mostrar, las unidades con las que trabajamos (centímetros, pulgadas), si queremos mostrar las barras de desplazamiento, la regla vertical, etc. Por otro lado, disponemos de opciones de diseño (que podemos configurar para el documento actual o para todos los documentos nuevos) donde seleccionamos funcionalidades avanzadas para el diseño del documento.

Personalizar cinta de opciones

Desde aquí se abre la ventana que vemos en la imagen. A la izquierda se muestra un listado con los comandos disponibles de Word que podemos filtrar por el selector superior (comandos más utilizados, todos los comandos, etc.)

En la parte derecha disponemos de las fichas de la cinta de las que se despliegan los grupos con todas sus opciones.

Podemos ocultar pestañas completas desmarcando las casillas correspondientes o quitar directamente grupos de opciones seleccionándolo y pulsando en quitar. También podemos cambiar el orden de las pestañas usando las flechas que encontramos a la derecha de la ventana.

Los botones que encontramos bajo este listado permiten crear nuevas fichas y grupos de opciones (o modificar sus nombres) sobre las que podremos añadir comandos del primer listado pulsando la opción Agregar.

La cinta de opciones se puede importar de otras instalaciones de Word e igualmente crear ficheros para poder exportarla (archivo de personalización). También podemos restablecer todas las personalizaciones que hayamos realizado si queremos volver a la situación inicial.

Otra opción disponible desde esta ventana es la de Personalizar los métodos abreviados de teclado, pudiendo agregar nuevos atajos o modificar los existentes.

Barra de herramientas de acceso rápido

Muy parecida a la ventana anterior, en el listado de la izquierda disponemos de los comandos de Word y a la derecha los comandos que tenemos actualmente agregados a la barra.

Seleccionando comandos del listado izquierdo podemos Agregar comandos a la barra de acceso rápido. Por el contrario, seleccionando comandos del listado derecho podemos quitar dichos comandos.

También podemos restablecer todas las personalizaciones que hayamos realizado y disponemos de la opción de importar la barra desde un archivo o generar un archivo para exportarla.

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